Schritt-für-Schritt Checkliste zur Einführung eines Hinweisgeberschutzes gemäß dem HinschG
Unsere detaillierte Checkliste führt Sie durch die unverzichtbaren Schritte zur erfolgreichen Implementierung eines Hinweisgebersystems in Ihrem Unternehmen. Schaffen Sie Transparenz, fördern Sie Ethik und setzen Sie ein starkes Zeichen für eine vertrauenswürdige Unternehmenskultur.
Betrifft mich die neue Richtlinie?
- Unternehmen mit 250 oder mehr Mitarbeitern: Seit dem 02.07.2023 sollte die Umsetzung erfolgt sein
- Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern: Maßnahmen müssen bis zum 17. Dezember 2023 umgesetzt sein
- Für Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern: Hier gelten Spezialvorschriften, die je nach Branche, wie Immobilien, Versicherungen und Finanzdienstleistungen, variieren können.
Schritte zur Einführung
Folgende Schritte müssen Sie bei der Umsetzung der Richtlinie beachten:
Meldekanal einrichten
Schaffen Sie für Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, Hinweise vertraulich und sicher einreichen zu können. Mit automatisierten Abläufen können Sie eine effektive Erfassung und Bearbeitung sicherstellen. Hinweise sollten hierbei anonym, jedoch auch nachvollziehbar dokumentiert werden.
Internes Know-How schaffen
Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen über das erforderliche Wissen und die notwendigen Ressourcen verfügt, um eine interne Meldestelle zu etablieren. Falls notwendig, ziehen Sie externe Experten hinzu, um eine effiziente Einrichtung und Betreibung der Meldestelle zu gewährleisten.
Zuständigkeiten setzen
Definieren Sie eindeutig, welche internen Mitarbeiter die Verantwortung im Zusammenhang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz übernehmen. Bei Bedarf sollten Sie in Erwägung ziehen, diese Aufgaben an spezialisierte Dienstleister auszulagern, um die gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen.
Externe Unterstützung beauftragen
Beauftragen Sie einen erfahrenen Dienstleister, um die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes zu erleichtern. Achten Sie darauf, dass diese über umfassende Kenntnisse im Hinweisgeberschutz und den gesetzlichen Anforderungen verfügen. Klären Sie die Aufgaben des Dienstleisters und etablieren Sie klare Kommunikationswege.
Ein schriftlicher Vertrag ist entscheidend und sollte Leistungsumfang, Vertraulichkeit, Datenschutz, Haftung, Dauer, Vergütung und weitere Details abdecken, um Ihre Interessen zu schützen.
Prozesse schaffen
Beschränken Sie den Personenkreis, der Zugang zu eingehenden Hinweisen hat, um mögliche Vergeltungsmaßnahmen zu verhindern. Erarbeiten Sie interne Richtlinien zur sicheren und vertraulichen Bearbeitung der Hinweise. Legen Sie im Voraus Eskalationswege und klare Untersuchungsverfahren fest, um eine angemessene Reaktion auf Hinweise sicherzustellen.
Mitarbeiter informieren
Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für das Whistleblowing und ermutigen Sie sie zur Meldung von Verstößen. Involvieren Sie die Arbeitnehmervertretung bei der Auswahl des Meldekanals, um ihre Sichtweise einzubeziehen. Informieren Sie Ihr Personal über das Hinweisgeberschutzgesetz und die Nutzung des Meldekanals, der leicht zugänglich und aktuell sein sollte. Gewährleisten Sie, dass alle Mitarbeiter wissen, wie sie Missstände sicher und vertraulich melden können, inklusive anonymer Meldungen. Bieten Sie klare Anweisungen zur Einreichung von Hinweisen.
Ombudspersonen einsetzen
Erwägen Sie die Einsetzung einer Ombudsperson als unabhängige Anlaufstelle für Hinweisgeber. Diese neutrale Instanz bietet zusätzliche Vertraulichkeit und Sicherheit. Sorgen Sie dafür, dass die Ombudsperson die notwendigen Befugnisse und Ressourcen hat, um Hinweisen nachzugehen. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter klar über diese Option. Dies trägt zur wirksamen Untersuchung von Meldungen bei und gewährleistet angemessene Maßnahmen.
Und Starten
Sobald alle erforderlichen Vorkehrungen getroffen wurden, haben Sie alles Nötige getan und können jetzt uneingeschränkt starten.